Gestionnaire Résident des Finances et de L’Administration - Libreville

Le National Democratic Institute for International Affairs (NDI) recherche un Gestionnaire Résident des Finances et de l’Administration pour gérer les fonctions financières et administratives de son bureau de Libreville dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet visant à soutenir une transition démocratique participative au Gabon. 
Missions :
Gestion financière :

• Maintenir et mettre en œuvre des systèmes de gestion financière et de contrôle interne pour assurer la conformité avec les règlements financiers des donateurs et des institutions, ainsi qu’avec les politiques et procédures de NDI.
• Préparer, analyser et soumettre des rapports financiers, des rapprochements mensuels, des demandes de prélèvement et d’autres documents au siège en temps voulu, en veillant à l’exactitude et à la transparence.
• Gérer les finances du bureau, y compris le paiement des salaires et des avantages sociaux, les processus d’achat et de paiement, tout en veillant au respect des lois fiscales et des réglementations financières locales.
• Superviser la gestion financière des sous-bénéficiaires, en collaboration avec les équipes de Washington, D.C., et évaluer les systèmes de gestion des sous-bénéficiaires tout en veillant à la conformité des rapports financiers.

Supervision administrative et opérationnelle :

• Développer et maintenir des systèmes de gestion de bureau, notamment en ce qui concerne la logistique, la gestion du personnel et la paie, en conformité avec les lois fiscales nationales.
• Superviser les systèmes d’archivage et les bases de données comptables et administratives du bureau de Libreville.
• Gérer la mise en œuvre des politiques d’approvisionnement, de voyages, d’assurances et de logistique, garantissant le soutien logistique nécessaire pour les événements du bureau, tels que les réunions et les ateliers.
• Superviser les ressources humaines, notamment en assurant la conformité avec le droit du travail local et en collaborant avec l’équipe des ressources humaines à Washington, D.C. pour les questions de gestion du personnel.

Gestion des subventions :

• Coordonner l’attribution, la gestion et la supervision des sous-subventions et veiller au respect des lignes directrices des donateurs et des politiques institutionnelles, en collaboration avec le personnel du siège et des sous-subventions.
• Examiner et approuver les rapports financiers des sous-récipiendaires et veiller au décaissement en temps utile des fonds des sous-récipiendaires.
• Fournir des conseils et renforcer les capacités des sous-bénéficiaires en matière de gestion financière et de conformité.
• Gérer les systèmes financiers et les contrôles internes des sous-bénéficiaires en collaboration avec l’équipe chargée des subventions à Washington, D.C.

Audit et conformité :

• Diriger la préparation et la coordination des audits internes et externes, en collaboration avec l’équipe comptable à Washington, D.C., et fournir la documentation et le soutien nécessaires.
• Veiller à ce que les pratiques administratives et les opérations financières soient conformes aux réglementations des donateurs, aux normes du NDI et aux exigences légales locales.
• Superviser la mise en œuvre des mesures de sécurité et veiller au respect des protocoles de sécurité.

Leadership d’équipe :

• Superviser les équipes financières et administratives, en veillant à ce que les performances du personnel soient conformes aux objectifs de l’organisation et du projet.
• Collaborer étroitement avec les équipes du siège et du pays pour coordonner les opérations quotidiennes et résoudre les problèmes financiers et administratifs.
• Assurer la direction dans le développement organisationnel, la planification financière et la mise en œuvre de la stratégie.